La Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) es una obligación legal en España que afecta a todas las empresas que comparten un mismo centro de trabajo. Sin embargo, una de las dudas más frecuentes que recibimos en CAEPYMES es: “¿Estoy yo obligado a cumplir con la CAE?”
La respuesta corta es sí: en la mayoría de los casos, contratistas, subcontratistas e incluso autónomos tienen responsabilidades en materia de CAE. La clave está en entender qué obligaciones corresponden a cada uno y cómo cumplirlas de manera sencilla y sin errores.
En este artículo explicamos quién debe cumplir con la CAE y qué diferencias existen entre contratistas, subcontratistas y autónomos.
¿Qué dice la ley sobre la CAE?
La CAE está regulada en la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales y en el Real Decreto 171/2004, que obliga a coordinar actividades cuando en un mismo centro de trabajo coinciden varias empresas.
Esto significa que no importa el tamaño de tu empresa ni el sector: si compartes centro de trabajo con otros, estás obligado a cumplir con la CAE.
Obligaciones de la empresa contratista
El contratista principal es la empresa que contrata la obra o actividad y que, a menudo, gestiona también la plataforma CAE.
Sus principales obligaciones son:
- Solicitar a proveedores y subcontratistas la documentación necesaria.
- Revisar que los documentos estén en regla y vigentes.
- Garantizar que todos los trabajadores cumplen con la normativa de prevención de riesgos.
- Denegar el acceso a quien no cumpla con los requisitos.
En resumen: el contratista tiene la máxima responsabilidad en la coordinación.
Obligaciones de los subcontratistas
Los subcontratistas son las empresas que trabajan para un contratista principal en la obra o instalación. Aunque no gestionan directamente la plataforma, tienen la obligación de:
- Entregar en tiempo y forma toda la documentación solicitada.
- Asegurar que sus trabajadores cuentan con la documentación en vigor.
- Informar sobre cualquier riesgo asociado a su actividad.
En la práctica, si un subcontratista no entrega los documentos correctamente, sus trabajadores no podrán acceder al centro de trabajo.
Obligaciones de los autónomos
Los autónomos (con o sin trabajadores) que trabajan en instalaciones de terceros también deben cumplir con la CAE. Tienen las mismas obligaciones que el resto de empresas concurrentes, únicamente se diferencian en la personalidad jurídica.
En la práctica, muchos autónomos se ven desbordados porque no tienen formación técnica ni tiempo para gestionar plataformas CAE.
¿Qué pasa si no cumplo con la CAE?
Ignorar la CAE o no cumplir correctamente con ella tiene consecuencias graves:
- Accesos en rojo: tus trabajadores no entran a la obra o instalación.
- Retrasos en los trabajos: el cliente puede cancelar contratos o penalizar.
- Sanciones económicas: la Inspección de Trabajo puede imponer multas de hasta 819.780 € en los casos más graves.
- Pérdida de reputación: los clientes buscan proveedores fiables y que cumplan la normativa.
En resumen
La Coordinación de Actividades Empresariales es una obligación legal que afecta tanto a contratistas como a subcontratistas y autónomos. Aunque las responsabilidades son diferentes, todas las empresas que trabajan en un centro compartido deben cumplir con la CAE.
No hacerlo puede suponer bloqueos, sanciones y pérdida de contratos. La mejor forma de evitar problemas es anticiparse, organizar la documentación, o bien, externalizar la gestión documental CAE con expertos.