Si trabajas en el sector industrial, construcción o mantenimiento, seguramente ya conoces las famosas plataformas de Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) como E-coordina, CTAIMA, Obralia, Dokify, etc. Y probablemente también hayas oído hablar de los temidos “accesos en rojo”.
Un acceso en rojo significa que tu documentación no ha sido validada y, por lo tanto, tus trabajadores no pueden entrar a la obra o instalación del cliente. Es una situación frustrante y, lo que es peor, puede suponer la pérdida de contratos o sanciones económicas.
En este artículo te explicamos qué son los accesos en rojo, cuáles son sus causas más habituales y qué puedes hacer para evitarlos.
¿Qué significa tener un acceso en rojo?
En las plataformas CAE, cada trabajador o empresa se clasifica con un color o distintivo según el estado de su documentación:
- Verde: documentación validada y en vigor.
- Amarillo: documentación pendiente de revisión o próxima a su fecha de caducidad
- Rojo: documentación caducada, incorrecta o rechazada.
Un acceso en rojo implica que el trabajador no puede entrar al centro de trabajo hasta que se subsanen los errores. En la práctica, esto significa perder horas de trabajo, retrasar proyectos e incluso incumplir contratos.
Causas más frecuentes de un acceso en rojo
Los accesos en rojo se deben a fallos en la gestión documental. Estos son los más comunes:
1. Documentos caducados
El caso más típico es un reconocimiento médico vencido, un seguro sin recibo actualizado o una formación en PRL fuera de fecha.
2. Archivos incorrectos o incompletos
Subir un documento sin firma, mal cumplimentado, un certificado equivocado o un archivo en formato no válido suele provocar rechazos.
3. Errores en el manejo de la plataforma
Cada plataforma CAE funciona de manera distinta. No conocer sus requisitos o cometer errores al subir la documentación puede acabar en acceso en rojo.
4. Falta de coordinación con subcontratistas
Si trabajas con subcontratistas y no les indicas a tiempo la documentación que deben aportar, sus fallos acaban afectando a tu empresa.
5. Retrasos en la revisión
Aunque subas todo en regla, a veces la validación tarda. No anticiparse puede provocar bloqueos justo cuando más necesitas entrar en obra.
Consecuencias de tener un acceso en rojo
Tener accesos en rojo no es un simple inconveniente. Sus consecuencias pueden ser graves para una pyme o un autónomo:
- Trabajadores parados en la puerta sin poder acceder a la instalación.
- Retrasos en la ejecución de trabajos, con posibles penalizaciones.
- Pérdida de confianza del cliente, que puede buscar otro proveedor.
- Costes adicionales, ya que el personal sigue en nómina pero sin trabajar.
- Riesgo de sanciones por incumplimiento de la normativa de PRL.
En sectores donde los plazos son ajustados, un acceso en rojo puede significar perder un contrato clave.
Cómo solucionar un acceso en rojo
Si ya te encuentras con un acceso en rojo, la prioridad es detectar la causa y corregirla cuanto antes:
- Revisar el motivo del rechazo en la plataforma.
- Corregir el documento caducado o incorrecto.
- Subir la versión corregida y notificar al validador.
- Confirmar que el estado cambia a verde antes del acceso a obra.
El problema es que este proceso consume tiempo y suele generar retrasos inevitables.
Cómo prevenir los accesos en rojo
La mejor solución es evitarlos antes de que ocurran. Algunas recomendaciones:
- Controla las caducidades con alertas internas o un calendario.
- Revisa los documentos antes de subirlos asegurándote de que cumple con los criterios de validación requeridos.
- Familiarízate con la plataforma que usa tu cliente.
- Coordínate con subcontratistas para que gestionen su documentación a tiempo.
Externaliza la gestión CAE con una empresa especializada que garantice accesos siempre en verde.
En resumen
Los accesos en rojo son uno de los mayores problemas de la gestión documental CAE. Suponen retrasos, costes y pérdida de trabajos. La buena noticia es que son evitables con un buen control documental o, mejor aún, externalizando el servicio en manos de expertos.
Si quieres asegurar que tu empresa cumple la normativa, evita bloqueos y mantiene siempre sus accesos en verde, la externalización de la CAE es tu mejor aliado.