La Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) es uno de esos temas que genera dolores de cabeza a muchas pymes, autónomos y subcontratistas. Cumplir con los requisitos documentales es obligatorio, pero hacerlo mal puede costar caro: accesos en rojo, pérdida de contratos, sanciones o retrasos en obra.
La buena noticia es que la mayoría de los problemas que surgen con la CAE se deben a errores muy comunes y fáciles de evitar si sabes cómo gestionarla correctamente. En este artículo repasamos los 5 fallos más habituales y te damos consejos prácticos para solucionarlos.
Error 1: No controlar la caducidad de los documentos
Uno de los problemas más frecuentes en la gestión documental CAE es dejar caducar certificados y documentos clave sin darse cuenta.
Ejemplos típicos:
- Reconocimientos médicos vencidos.
- Seguros sin recibo actualizado.
- Formación en PRL caducada.
- No actualizar la documentación mensual obligatoria (Seguros sociales, certificados corrientes de pago con la Administración, etc)
El resultado: acceso en rojo para los trabajadores con la consecuente prohibición de entrar a la obra o instalación.
Cómo evitarlo:
- Llevar un registro con fechas de caducidad.
- Configurar recordatorios con antelación.
- Externalizar la gestión para que un equipo especializado se encargue de avisar y actualizar documentos antes de que caduquen.
Error 2: Subir documentación incompleta o incorrecta
En las plataformas CAE (E-coordina, CTAIMA, Obralia, Dokify, etc.) no basta con subir “un documento cualquiera”. Cada archivo debe cumplir con requisitos específicos: formato, vigencia, datos correctos.
Errores típicos:
- Subir un documento sin cumplimentar y/o sin firma.
- Adjuntar un reconocimiento médico equivocado.
- Entregar un seguro incorrecto y/o sin recibo en curso.
El problema es que estos errores provocan rechazos y hacen perder tiempo en correcciones, retrasando la validación de los documentos y, por tanto, los accesos.
Cómo evitarlo:
- Revisar siempre antes de subir.
- Utilizar listas de control internas.
- Contar con alguien que tenga experiencia publicando documentación CAE.
Error 3: No conocer bien la plataforma CAE del cliente
Cada cliente puede trabajar con una plataforma distinta: E-coordina, CTAIMA, Obralia, Dokify, entre otras. Todas funcionan de forma diferente y con diferentes criterios de validación. No saber utilizarlas correctamente genera errores y retrasos.
Muchas pymes y autónomos pierden horas intentando entender cómo funciona el sistema o, peor aún, suben mal los documentos y tienen que repetir el proceso varias veces.
Cómo evitarlo:
- Formarse en el uso de las plataformas más habituales.
- Dedicar a alguien en el equipo a esta tarea.
- O externalizar la gestión con un experto que domine todas las plataformas.
Error 4: Mala coordinación con clientes y subcontratistas
En la CAE no basta con tener tus documentos en orden: también hay que coordinarse con clientes y subcontratistas.
Errores frecuentes:
- No avisar a tiempo a un subcontratista de la documentación que necesita.
- No responder rápido a los requerimientos del cliente.
- No comunicar dudas o incidencias de forma clara.
Esto provoca retrasos en la obra o servicio y mala imagen de profesionalidad.
Cómo evitarlo:
- Establecer un canal de comunicación claro con clientes y proveedores, así como un interlocutor válido.
- Informar a las subcontratas con antelación de los requisitos documentales.
- Externalizar la coordinación para que un tercero gestione estas comunicaciones ( llamadas y correos).
Error 5: Intentar llevar la CAE sin experiencia ni recursos
El último error, y quizá el más común, es intentar gestionar la CAE internamente sin la experiencia ni los recursos necesarios.
En muchas pymes es el propio gerente o un administrativo quien se encarga, a costa de otras tareas esenciales del negocio. Esto provoca:
- Pérdida de tiempo.
- Estrés.
- Mayor riesgo de cometer los errores anteriores.
Cómo evitarlo:
- Valorar el coste real de llevar la CAE internamente (horas de trabajo, errores, trabajadores sin acceso, pérdida de proyectos con clientes, mala imagen de la empresa).
- Externalizar el servicio con un especialista que garantice accesos a los trabajos en tiempo y forma, así como cumplimiento normativo.
En resumen
La gestión documental CAE es clave para que tu empresa pueda acceder a obras e instalaciones sin contratiempos. Pero los errores más comunes como no controlar caducidades, subir documentos incorrectos, no conocer bien la plataforma, coordinarse mal con clientes y subcontratistas o llevar la CAE sin experiencia pueden convertirse en un serio problema para tu negocio.
La solución pasa por asignar los recursos internos necesarios debidamente formados y disponibles para asumir estas tareas de gestión CAE, o directamente, externalizar la CAE en manos de expertos que garanticen rapidez, fiabilidad y cumplimiento. Así ganarás tranquilidad, ahorrarás costes y podrás centrarte en lo más importante: hacer crecer tu empresa.