La Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) es un requisito legal que a menudo se convierte en un verdadero reto para pymes, subcontratistas y autónomos. La cantidad de documentos que hay que preparar, las distintas plataformas y los plazos ajustados hacen que muchos empresarios se sientan desbordados.
La buena noticia es que, con un proceso ordenado y un buen control documental, cumplir con la CAE es totalmente posible. En este artículo te explicamos cómo hacerlo paso a paso y te dejamos un checklist práctico para que no se te escape nada.
Paso 1: Reúne la documentación básica de tu empresa
El primer paso para cumplir con la CAE es recopilar los documentos que acrediten que tu empresa cumple con la normativa laboral y de prevención de riesgos. Algunos de los más habituales son:
- RNT, RLC y recibo de pago
- Corrientes de pago en la Seguridad Social y en Hacienda
- Póliza de seguro de responsabilidad civil y último recibo.
- Evaluación de riesgos y planificación preventiva.
Paso 2: Reúne la documentación de cada trabajador
Cada persona que vaya a acceder a la obra o instalación necesita contar con documentación específica en regla. Por ejemplo:
- Apto médico en vigor.
- Formación en prevención de riesgos laborales (PRL) según su puesto.
- Entrega de EPIs firmada.
- DNI o NIE.
- Autorización de uso de maquinaria
- Formación específica Convenio Colectivo
Un solo documento caducado o ausente puede impedir que el trabajador acceda al centro de trabajo.
Paso 3: Revisa fechas de caducidad
El control de caducidades es uno de los aspectos más críticos de la CAE. Algunos documentos tienen validez mensual,anual, otros bianual y algunos dependen del tipo de contrato o actividad.
Lo más importante es no esperar al último día. Si el reconocimiento médico caduca el viernes y tu equipo tiene que acceder el lunes, estarás en serios problemas.
Recomendación: crea un calendario con alertas 30 días antes de cada vencimiento.
Paso 4: Sube la documentación a la plataforma CAE de tu cliente
Cada cliente puede trabajar con una plataforma distinta: E-coordina, CTAIMA, Obralia, Dokify, etc. Todas tienen sus criterios de validación específicos que hay que conocer.
Antes de subir:
- Verifica que el documento esté completo y firmado.
- Comprueba que el formato sea válido (PDF, JPG).
- Incluye siempre la fecha de vigencia o caducidad en el espacio indicado.
Un documento mal subido puede retrasar días la validación.
Paso 5: Atiende las incidencias e invalidaciones
Es habitual que se rechacen documentos por errores menores: una firma que falta, un archivo borroso, un dato incompleto.
La clave está en realizar seguimiento continuo, y corregirlo de inmediato para evitar que el acceso del trabajador quede en rojo.
Paso 6: Mantén comunicación con clientes y subcontratistas
La CAE no solo implica tus documentos, sino también los de tus proveedores o subcontratistas. Coordinar plazos y requisitos es fundamental para que no afecten a tu empresa.
Establece un canal de comunicación claro y notifica con antelación qué documentación se necesita.
Paso 7: Actualiza de forma recurrente
La CAE no es un trámite puntual, sino un proceso continuo. Cada nuevo contrato, alta de trabajador o caducidad de documentos, requiere actualización.
Dedicar tiempo cada semana a revisar y actualizar evita acumulaciones y bloqueos de acceso.
En resumen
Cumplir con la CAE no es opcional: es una obligación legal que determina si tu empresa puede trabajar con sus clientes. Con este paso a paso y el checklist podrás organizar mejor tu documentación y evitar errores que cuestan tiempo y dinero.
Y si no quieres complicarte, siempre puedes externalizar el servicio para ganar tranquilidad y centrarte en lo que de verdad importa: tu negocio.